Bu Proje Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti
tarafından finanse edilmektedir.

Tarafsızlık Komitesi


TANIM 
Personel belgelendirme hizmetlerinde tarafsızlığın korunması amacı ile oluşturulan komitedir. Akreditasyon kapsamı bünyesinde kurulmuş olan program kurulunun aldığı kararların personel belgelendirme kapsamımızda değerlendirilmesi, mevcut programımızın etkinliğinin kontrolü, firmamızın tarafsızlığı ve güvenilirliği adına uygulamakta olduğu sistemin işleyişini sağlamak. Personel Belgelendirme veya diğer ilgili herhangi bir konuyla ilgili, dış kaynak kullanımından gelen (taşeron), belgelendirilen kişi veya diğer ilgililerden gelen şikâyet ve itirazların ele alınması ve değerlendirilmesi, sonuçlandırılması, müşteriden, belgelendirilen kişiden ve 3.taraftan gelen şikâyet ve itirazları değerlendirmek ve sonuca bağlamak. Tarafsızlığı tehlikeye sokmayacak şekilde Komite başkanı dâhil en az 3 üyeden oluşur.

ÜYELİK YAPISI:

Bu komite üyeleri hiçbir şekilde YFM personelini ve YFM ’nin sahip olduğu veya bağlı olduğu diğer şirketlerin personelini ve yapısını içeremez. Komite 1 başkan ve en az 2 üyeden oluşur. Bu üyeler başkan tarafından Tarafsızlığı Koruma ve Tavsiye Komite Listesi’nden seçilir ve toplantı gündemine göre üye sayısı artabilir.
Sektörde çalışan personel, mesleki dernekler veya sivil toplum kuruluşları üyeleri, işveren sanayici ve eğitim kurumları temsilcilerinden oluşur. Herhangi bir kesimin komitede baskın olmasına izin verilmez. Tarafsızlık komitesi ilgili tarafları temsil edecek kişilerden oluşturulmaktadır.

GÖREV, SORUMLULUK VE YETKİLER

• Yıllık başvuru sayısının değerlendirilmek.
• Yıllık reddedilen başvuru sayısının değerlendirilmek.
• Yıllık belgelendirilen toplam personel sayısının değerlendirilmek.
• Yazılı sınavda sorulan soruların ve konulara göre dağılımının değerlendirilmek.
• Personelin tarafsızlık sözleşmesini değerlendirmek.
• Yıllık iptal edilen belgeleri değerlendirmek.
• Yıllık sınav başarı oranlarını değerlendirmek.
• Yıllık yapılan itirazların değerlendirilmek.
• Yıllık yapılan şikayetler değerlendirmek.
• Personel belgelendirme ücretlerini değerlendirmek.
• Bu çalışmalara dair kayıtları ve toplantı tutanaklarının tutulmasını sağlamak.
• Tarafsızlığı Komitesi’nin temel görevi, YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin tüm faaliyetlerini tarafsızlık ilkesini koruyarak gerçekleştirdiğine dair güven sağlamak ve YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin sürekli gelişimine katkıda bulunacak tavsiyelerde bulunmaktır.
• Komite YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin tarafsızlığına tehdit oluşturabilecek durumları ve bu tehditlerin giderilmesi ya da önlenmesi için yapılması gereken faaliyetleri belirlemek üzere yapılan çıkar çatışması analizini gözden geçirerek görüşlerini rapor eder. Bu rapor YGG toplantılarında görüşülür.
• Komite belli aralıklarla YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin gelir kaynaklarını ve mali yapısını değerlendirmek üzere YFM LOJİSTİK ORGANİZASYON VE TURİZM TİC. VE LTD. ŞTİ.’nin muhasebe biriminden alacağı raporları gözden geçirerek YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi’nin tarafsızlığını tehlikeye sokan ticari veya diğer baskıların olup olmadığını kontrol eder. Ayrıca, belgelendirilmiş müşteriler veri tabanından, örnekleme yaparak birkaç dosya seçer ve bu müşterilere uygulanan ücretlerin YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin Ücretlendirme politikası ile tutarlı olup olmadığını inceler.
• Komite YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin Personel Belgelendirme faaliyetlerini yürüttüğü müşterilerinin çıkarlarını göz önünde bulundurarak hizmet vermesini sağlar.
• Komite açıklık ve kamuoyunun algısı dâhil olmak üzere Personel Belgelendirme ye olan güveni etkileyen konular hakkında tavsiyelerde bulunur.
• YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi politikalarının; tüm sektördeki müşterilere karşı eşit olması ve herhangi bir grup veya müşteriye gereğinden ağır mali ve diğer şartlar ileri sürmemesini sağlar.
• Komite, YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’un, Personel Belgelendirme faaliyetlerinin tarafsızlığına ilişkin yürüttüğü politikaları inceleyerek geliştirilmesine yardım eder.
• Ayrıca, YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin, faaliyetlerindeki tarafsızlığının tutarlı olmasını engelleyebilecek her türlü ticari ve diğer etkenlerin önlenmesi ya da giderilmesi için yaptığı analizi değerlendirerek tavsiyelerde bulunur.
• YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi Tarafsızlık Komitesi’nin tavsiyelerini dikkate almak zorundadır. Aksi halde komite gizlilik şartlarına uymak kaydıyla yetkilileri, akreditasyon kuruluşunu ve hissedarlarını bilgilendirmek üzere bağımsız hareket etme hakkına sahiptir.
• Komite, YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin, Personel Belgelendirme ve karar alma süreçlerinde tarafsızlığını değerlendirmek üzere yılda en az 1 kez toplanır. Bu periyotlar dışında da üst yönetim tarafından talep edilmesi halinde toplantı yapılabilir. Komitenin toplanabilmesi için Başkan ve en az 2 üye yeterlidir.
• Tarafsızlık Komitesi, ilk toplantısında başkan ve başkan yardımcısını belirler. Başkan ve başkan yardımcısı, 3 yıllığına seçilir.
• Üyeler, her türlü dış etkenden bağımsız olarak ve tarafsızlık ilkesini koruyarak çalışacaklarını ve YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin ve müşterilerinin bilgi ve belgelerinin gizliliğinin korunacağını teyit ederler. Bu durum, kendilerinin imzaladığı sözleşmeler ve taahhütler ile garanti altına alınır.
• Tarafsızlık Komitesi’nin gündeminin hazırlanması, sekretaryası, toplantının organizasyonu, kayıtlarının tutulması ve kurul kararlarının ilgililere bildirilmesi, Kalite Sistem Temsilcisi tarafından yapılır.
• Kalite Sistem Temsilcisi tarafından komiteye iletilen şikayetler için toplanır.
• Komite, kendisine ulaşan şikâyet yada itirazları, en geç 1 (bir) ay içerisinde karara bağlar.
• Toplantı sonucunda görüşülen konular ve alınan kararlara ait toplantı tutanağı düzenlenir. Toplantı tutanağı katılımcılar tarafından imzalanır.
• Komitenin toplantı kayıtları Kalite Sistem Temsilcisi tarafından komitenin dosyasında saklanır.
• Şikâyet konusuna göre komite, bir teknik uzmanı toplantıya davet edebilir.
• Komitenin toplantılarının gündem maddeleri;
Çıkar çatışması ile ilgili konular,
Tarafsızlığa ilişkin riskler ve bu risklerin minimize edilmesi ile ilgili faaliyetler
Belgelendirilen Kişilerle ilgili bilgilendirme,
YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin mali durumuyla ilgili konular,
YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’un yürüttüğü itiraz ve şikayet değerlendirme konuları,
Şikâyet veya şikâyet konusu olan evrak ve/veya sürecin incelenmesi. Şikâyet/itiraz konusuna göre ilgili personelden konuyla ilgili bilgilerin alınması. Yapılan değerlendirme neticesinde şikâyet veya itirazın haklı olup olmadığına karar verilmesi.
Akreditasyon kuralları ve akreditasyon durumu ile ilgili görüş alışverişinde bulunulması,
Personel Belgelendirme sektörü ile ilgili yenilikler ve değişiklikler,
Gerekli görülebilecek diğer konular,
YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’un politika ve prosedürleri hakkında görüş alışverişinde bulunulması,
Öneriler
• Komite, toplantılarında her yüz müşteriye ait en az 5 müşterinin dosyasını kontrol eder. Bu dosyalarda YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin Personel Belgelendirme hizmetini tarafsızlık ilkesi başta olmak üzere ISO/IEC 17024 standardının ve ULUSAL VE ULUSLAR ARASI REHBER gerekliliklerini yerine getirerek verip vermediğini, müşteri ve YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ’nin her türlü hakkının korunup korunmadığını ve ücretlendirme politikasının tutarlılığını vs. inceler.
• Kalite Sistem Temsilcisi, YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi ile ilgili gelişmeleri elektronik yolla veya yazılı olarak üyelere gönderip görüşlerini alabilir. Toplantı sonucunda görüşülen konular ve alınan kararlara ait toplantı tutanağı tanzim edilir. Toplantı tutanağı katılımcılar tarafından imzalanır. Komitenin toplantı kayıtları Kalite Sistem Temsilcisi tarafından komitenin dosyasında saklanır. Komitenin toplantı tutanakları YFM Personel Sınav ve Belgelendirme Merkezi YGG toplantılarında görüşülür.
• Yetkileri; Personel Belgelendirme sisteminin tarafsız olarak işletilmesini tarafsızlık komitesi sağlamaktadır. Personel Belgelendirme sisteminin içeriği ile ilgili politikaların ve prensiplerin geliştirilmesi konusu ile yakından ilgili olan bütün tarafların, herhangi bir kesimin baskın olmasına izin vermeden, katılımını olanaklı kılmak. Tarafsızlık komitesi bağımsız görüş ihtiyacı olan konularda danışma hizmeti vermek.


Bu yayın Avrupa Birliği ve Türkiye Cumhuriyeti'nin mali katkısıyla hazırlanmıştır. Bu yayın içeriğinden yalnızca YFM Belgelendirme sorumludur ve bu içerik
hiçbir şekilde Avrupa Birliği veya Türkiye Cumhuriyeti'nin görüş ve tutumunu yansıtmamaktadır.